Feliratkozás a hírlevélre

A rendelet hatálya
Az iratkezelésben használatos alapfogalmak
Az iratkezelés szabályozása
Az iratkezelés belső felügyelete
Az irattári terv

Az iratok kezelésének általános követelményei
- Az iratok rendszerezése
- Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása
- Az iratkezelés megszervezése
Az iratkezelés folyamata
- A küldemények átvétele
- A küldemény felbontása és érkeztetése
- Iktatás
- Szignálás
- Kiadmányozás
- Expediálás (az irat kézbesítésének előkészítése)
- Irattározás
- Selejtezés
- Levéltárba adás
Az iratok hozzáférhetősége, védelme
Az iratkezelés külső ellenőrzése
Egyéb és záró rendelkezések

A szervek saját, egyedi vagy egységes iratkezelési szabályzata az iratok biztonságos őrzésének, irattározásának módját, a dokumentumok rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel történő ellátását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza. Elkészítéséhez levéltárunk, illetve az önkormányzatok hivatalai estében levéltárunk és a Kormány általános hatáskörű államigazgatási szerve nyújt segítséget Önnek. (Az iratkezelési szabályzatok hatályos elfogadási rendje megtekinthető itt). Amennyiben az iratkezelési folyamatban változás következik be (például kéziről gépi iktatásra térnek át), a szabályzatot is módosítani kell.
A nem központi iratkezelési szabályzatot használó szervek részére a jövőben szervtípusonként szabályzatmintákat készítünk, melyeket az oldal alján található hivatkozásokra kattintva tölthetnek le. Felmerülő kérdéseiket, illetve készülő szabályzataik munkaközi példányát szíveskedjenek a bodi.zsuzsa@nogradarchiv.hu e-mail címre megküldeni; a szabályzatok végleges (előzetesen már elektronikus úton egyeztetett) változatát pedig papíralapon, kinyomtatva eljuttatni levéltárunkba. Levéltárunk ez alapján nyilvánít egyetértést, vagy ajánl esetleges további módosításokat.
Az iratkezelők hasznos segítségére lehetnek azok a tipikus hibák, amelyek a gyakorlatban tapasztalhatók és elkerülendők. Az önkormányzatok iratkezelésével összefüggő problémákat megtekinthetik a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet honlapján.

Az iratkezelési szabályzat mellékletét képezi az irattári terv. Ez a hatályos levéltári törvény szerint „a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.”
A keletkező iratfajtákat tehát csoportokba kell osztani aszerint, hogy a bennük foglalt információkra meddig van szükség. Annak, hogy egy irattípust hosszú ideig nem lehet selejtezni, lehetnek jogbiztosító-adminisztratív, illetve történeti indokai. A jogbiztosító indok természetéből adódóan bizonyos esetekben idővel megszűnhet (például az iskolai végzettséget bizonyító iratok esetében az érintett személyek elhalálozásával), de minden esetben az iratok keletkezésétől számított több évtizedig érvényes. A történeti indok –az iratok „maradandó értéke”– mindig fennáll, ezeket az iratokat folyamatosan őrizni kell. A szervek és a levéltárak ügyintézése, valamint a tudományos kutatások során szerzett tapasztalatok alapján történik az egyes irattípusok irattári tételekbe, selejtezési kategóriákba sorolása. Az irattári tételek kialakításának az iratok selejtezhetőségének megállapításán kívül fontos szerepe van az azonos ügytípusba sorolható iratok rendszerezésében, megfelelő irattári tárolásában, ügyforgalmi statisztikák készítésében is.  Az irattári tervben nem csak az iktatott, hanem az iktatatlan iratokat is fel kell tüntetni.

Kapcsolódó dokumentumok: