Feliratkozás a hírlevélre

A különböző irattípusok közül azok, amelyeknek sem ügyintézési, sem történeti értéke nincs, más-más őrzési idő letelte után selejtezhetők. Az iratselejtezéseket mindig az irat keletkezésekor érvényben lévő irattári terv alapján kell elvégezni. Az iratok őrzési idejekor csak a lezárt éveket lehet figyelembe venni (például 2009-ben az utolsó lezárt év 2008, tehát a két év után selejtezhető iratok közül a 2007-ben keletkezetteket még nem, hanem csak a 2006-ban keletkezetteket szabad selejtezni).
A hatályos jogszabályok az iratselejtezések gyakoriságáról közvetlenül nem rendelkeznek, a belső iratkezelési szabályzatokba azonban célszerű konkrét előírásokat foglalni. A tapasztalat azt mutatja, hogy nagy iratképzőknél indokolt lehet (az irattároló kapacitás véges volta miatt) az évenként lefolytatott iratselejtezés, kis szerveknél viszont elegendő akár ötévente selejtezni. Az öt évnél ritkábban lefolytatott iratselejtezési eljárás semmiképpen sem indokolt.
A selejtezés során meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. Természetesen selejtezés alá kell vonni – az iktatott iratokon kívül – az iktatatlan (de az irattári tervben szereplő) iratfajtákat is. A jegyzőkönyvet és mellékletét minimum két példányban (egyes szervek iratkezelési szabályzata ennél többet ír elő) meg kell küldeni levéltárunknak. Ha a jegyzőkönyv megfelel az alább részletezendő formai és tartalmi követelményeknek, a levéltárban záradékkal látják el, mely záradék háromféle lehet:

Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell a selejtezés helyét, idejét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét, aláírásait, a szerv bélyegzőjét, a selejtezés alá vont iratok típusát (például iktatott iratok, vagy adóügyi iratok), évkörét, terjedelmét (iratfolyóméterben). (minta)
A jegyzőkönyvhöz tartozó jegyzéknek tétel és keletkezési év szintjén kell tartalmaznia a kiselejtezett iratokat, kivéve – ha vannak ilyenek– az úgynevezett „egyéb” tételek esetében (például egyéb személyzeti jellegű  iratok, egyéb építésügyi iratok), ezeket darab szinten, a tárgyukat pontosan leírva kell felsorolni. A jegyzék összeállításánál vagy az iratok keletkezésének idejét, vagy az irattári jelek sorrendjét kell figyelembe venni. Az alábbi hivatkozásra kattintva letölthetnek egy selejtezési iratjegyzék mintát. Természetesen, ha egy szervnél szoftverrel iktatnak és a program képes selejtezési jegyzéket készíteni, úgy a mintától eltérő jegyzékben foglalt iratok selejtezését is véleményezzük, de csak abban az esetben, amennyiben a jegyzék átlátható, megfelel a feljebb ismertetett kritériumoknak.  
A központi irattári tervek nem minden esetben ítélnek megőrzendőnek minden olyan irattípust, melyet a közlevéltárak maradandó értékűnek nyilvánítanak (ez a körülmény a levéltárunkkal közösen kialakított irattári tervek esetében természetesen nem áll fenn). Ezért a levéltáraknak joguk van a selejtből egyes tételeket visszatartani. Ezeket a tételeket a selejtezési jegyzőkönyvben *-gal jelöljük, és kérjük eredeti irattári helyükre történő visszasorolásukat. Az ilyen iratokat a keletkezésüktől számított tizenöt év elteltével, a nem selejtezhető iratokkal együtt vesszük át.
Kérjük, hogy az elkészült selejtezési jegyzőkönyveiket – a postai út mellett – elektronikus úton a bodi.zsuzsa@nogradarchiv.hu e-mail címre is szíveskedjenek elküldeni. Az iratok megsemmisítését csak a selejtezési jegyzőkönyv levéltári jóváhagyása után szabad megkezdeni!