Kutatási korlátozások
2010-04-28 13:58
A Nógrád Megyei Levéltár Kutatási Szabályzata
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. A Szabályzat megalkotását a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 44. § (4) bekezdése írja elő.
2. A Nógrád Megyei Levéltár Kutatási Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy a hatályos jogszabályoknak megfelelően és fenntartója jóváhagyásával rögzítse a levéltári anyaghoz való hozzáférés szabályait. A Szabályzat szövegébe beépített hatályos jogszabályok megnevezését a Szabályzat 1. függeléke tartalmazza. A levéltári anyag használatával kapcsolatos főbb fogalmak jogszabályi meghatározását a Szabályzat 1. melléklete tartalmazza.
3. A Szabályzat hatályában levéltár alatt a Nógrád Megyei Levéltár értendő.
4. A levéltári kutatás módjára, a kutatóterem használatára vonatkozó rendelkezéseket a levéltár Kutatótermi Szabályzata tartalmazza.
5. A levéltárban használatos Kutatási kérelem című nyomtatványt a Szabályzat 2. melléklete tartalmazza. Kutatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a levéltár köteles írásban megindokolni.
II. A SZABADON KUTATHATÓ LEVÉLTÁRI ANYAG
6. A levéltárban használatos Kutatási kérelemre bármely természetes személy külön engedélyek (hozzájárulások, támogató állásfoglalások) nélkül, ingyenesen kutathatja, és saját költségén, a levéltár hatályos reprográfiai díjszabásában meghatározott árakon másoltathatja az alábbi levéltári anyagokat:
a) időbeli korlátozás nélkül azt a levéltári anyagot, amelyet már nyilvánosságra hoztak, azaz bárki számára hozzáférhetővé tettek;
b) ugyancsak időbeli korlátozás nélkül a közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatokat;
c) legkorábban 2020. május 2-tól kezdődően az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc éven túli anyagot, kivéve a védelmi idő alatt álló személyes és minősített, valamint üzleti és banktitkot tartalmazó adatokra vonatkozó, és az átadó által jogszerűen tett kutatási korlátozási eseteket;
d) az 1990. május 2. előtt keletkezett iratokat, kivéve a védelmi idő alatt álló anyakönyvi, személyes és minősített, valamint üzleti és banktitkot tartalmazó adatokra vonatkozó, és az átadó által jogszerűen tett kutatási korlátozási eseteket.
III. KUTATÁSI KORLÁTOZÁS ALÁ ESŐ LEVÉLTÁRI ANYAG
7. A levéltári anyag kutatásának korlátozása, tilalma alapvetően háromféle indokból fordulhat elő. Indokolhatja
a) a levéltári iratanyag fizikai állapota – ilyenkor a levéltár, saját költségére, másolat készítésével teljesíti a kérelmet, ha a másolat készítése nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével, illetőleg nem jár a szokványos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel. Az utóbbi esetben azonban, ha a kérelmező a többletköltséget megfizeti, a levéltár köteles másolat készítésére;
b) a levéltári iratanyag tartalma – ilyenkor az irat minősített vagy jogszabályban meghatározott védelmi idő alatt álló adatot tartalmaz;
c) a levéltári iratanyag átadójának kifejezett kérése. Ilyenkor
– a nemzetközi kötelezettségvállalás körében keletkezett, illetőleg külföldi szerv vagy személy által átadott iratokban nem végezhető kutatás a nemzetközi szerződésben, illetőleg az átadó által meghatározott ideig;
– nem végezhető kutatás abban a köziratnak nem minősülő levéltári anyagban, amely az átadó szerv vagy természetes személy által meghatározott feltételek alapján még nem kutatható;
– levéltári letétbe helyezett maradandó értékű magániratok esetén a letéti szerződés tartalmazza a letétbe helyezőnek az anyag kutathatóságára vonatkozó esetleges tiltó kikötéseit.
8. Az egyes levéltári anyagok kutatási korlátozásának időtartama:
a) 1990. május 1-je után keletkezett iratoknál a keletkezés naptári évétől számított harminc év, vagyis ezek az iratok legkorábban 2020. május 2-ától kutathatók.
b) Ha törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születéstől számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év. A személyes adatok kezelésével kapcsolatos különös szabályokat a Szabályzat 2. függeléke tartalmazza.
c) Minősített adat minősítésének érvényességi ideje „Szigorúan titkos!” és „Titkos!” minősítési szintű adat esetén legfeljebb 30 év, „Bizalmas!” minősítési szintű adat esetén legfeljebb 20 év, „Korlátozott terjesztésű!” minősítési szintű adat esetén legfeljebb 10 év lehet. A Nógrád Megyei Levéltár a kezelésében lévő, minősített adatot tartalmazó iratokról nyilvántartást vezet, melynek tartalma nem nyilvános.
d) Állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint egyéb közfeladatot ellátó, működő szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított tíz évig nem nyilvános. (Jogszabály egyes adatok megismerhetőségének korlátozására ennél rövidebb időtartamot állapíthat meg.)
e) Hitelintézet jogutód nélküli megszűnése esetén a hitelintézet által kezelt üzleti, illetőleg banktitkot tartalmazó irat a keletkezésétől számított hatvan év múlva használható fel levéltári kutatások céljára.
f) A nemzetközi kötelezettségvállalás körében keletkezett, illetőleg külföldi szerv vagy személy által átadott iratokban nemzetközi szerződés vagy az átadó, köziratnak nem minősülő levéltári anyag tekintetében pedig az átadó szerv vagy természetes személy határozhat meg kutatási korlátozási időtartamot. Letétbe helyezett levéltári anyag esetén a letéti szerződésben kell feltüntetni az anyag kutathatóságára vonatkozó tiltó kikötéseket. Az ilyen módon kutatási korlátozás alá eső iratokat a levéltár a letéti naplóban tartja nyilván.
g) Az itt fel nem sorolt eseteken túl jogszabály korlátozhatja a levéltári iratanyag kutatását.
9. A levéltárban használatos Kutatási kérelemhez csatolt, jogszabályban meghatározott hozzájárulások, támogató állásfoglalások beszerzését követően a védelmi idő vagy minősítési érvényesség előtt is kutathatók az alábbi levéltári iratanyagok:
a) Az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt a belső használatra készült, valamint a döntéselőkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a levéltár engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a levéltár engedélyezi.
b) Állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint egyéb közfeladatot ellátó, működő szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított tíz évig nem nyilvános. (Jogszabály egyes adatok megismerhetőségének korlátozására ennél rövidebb időtartamot állapíthat meg.) Ezen adatok megismerését akkor is a szerv vezetője engedélyezheti, ha azok valamilyen oknál fogva már levéltári kezelésbe kerültek. A döntés megalapozását szolgáló adat megismerésére irányuló igény – az imént meghatározott tíz év időtartamon belül – a döntés meghozatalát követően akkor utasítható el, ha az adat megismerése a szerv törvényes működési rendjét vagy feladat- és hatáskörének illetéktelen külső befolyástól mentes ellátását, így különösen az adatot keletkeztető álláspontjának a döntések előkészítése során történő szabad kifejtését veszélyeztetné.
c) A személyes adatokra vonatkozó védelmi idő lejárta előtt is kutatható a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag, ha
– a kutatás – a kérelmező költségére – anonimizált másolattal is megvalósítható;
– a kutatáshoz az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója a kutató kérésére hozzájárult, és a hozzájárulás megadásakor írásban nyilatkozott a kutató által megismert személyes adat – kutatás célja szerinti – felhasználásának elfogadásáról, valamint a személyes adatot tartalmazó iratok másolhatóságáról;
– a kutatásra tudományos célból van szükség, feltéve, hogy a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek a kutató részletes kutatási terve alapján megadott támogató állásfoglalását, valamint hogy a kutató a levéltárban rendszeresített Kutatási kérelemben nyilatkozik arról, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat jogszerűen kezeli és használja fel, továbbá megjelöli az adatkezelés helyét (ilyenkor a kutató a tudományos célú kutatás során feltárt személyes adatot tartalmazó iratról a személyes adatok számára meghatározott védelmi idő lejárta előtt is készíttethet nem anonimizált másolatot), és hogy 1990. május 1-je után keletkezett irat esetében a 30 éves védelmi idő már eltelt.
d) A személyes adatok megfelelő szintű védelmét biztosító más ország kutatója számára tudományos célból, a védelmi idő lejárta előtt is engedélyezhető a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag kutatása, feltéve, hogy az 1990. május 1-je után keletkezett irat keletkezésétől számított 30 év már eltelt. A kutatás akkor engedélyezhető, ha a kutató bemutatja a Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes bizottságának vagy intézetének a kutató részletes kutatási terve alapján megadott támogató állásfoglalását, és írásos nyilatkozatban vállalja, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat országa adatvédelmi szabályai szerint kezeli és használja fel. A kutató az így feltárt iratokról a személyes adatok védelmi idejének lejárta előtt is készíttethet nem anonimizált másolatot.
e) A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig a minősített adatot vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minősítő hozzájárulásával folytatható kutatás.
IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
10. A Szabályzat a fenntartói jóváhagyást követő munkanapon lép hatályba.
Salgótarján, 2012. március 28.
Tyekvicska Árpád s. k.
a Nógrád Megyei Levéltár igazgatója
1. melléklet
1. A Szabályzat megalkotását a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 44. § (4) bekezdése írja elő.
2. A Nógrád Megyei Levéltár Kutatási Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy a hatályos jogszabályoknak megfelelően és fenntartója jóváhagyásával rögzítse a levéltári anyaghoz való hozzáférés szabályait. A Szabályzat szövegébe beépített hatályos jogszabályok megnevezését a Szabályzat 1. függeléke tartalmazza. A levéltári anyag használatával kapcsolatos főbb fogalmak jogszabályi meghatározását a Szabályzat 1. melléklete tartalmazza.
3. A Szabályzat hatályában levéltár alatt a Nógrád Megyei Levéltár értendő.
4. A levéltári kutatás módjára, a kutatóterem használatára vonatkozó rendelkezéseket a levéltár Kutatótermi Szabályzata tartalmazza.
5. A levéltárban használatos Kutatási kérelem című nyomtatványt a Szabályzat 2. melléklete tartalmazza. Kutatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a levéltár köteles írásban megindokolni.
II. A SZABADON KUTATHATÓ LEVÉLTÁRI ANYAG
6. A levéltárban használatos Kutatási kérelemre bármely természetes személy külön engedélyek (hozzájárulások, támogató állásfoglalások) nélkül, ingyenesen kutathatja, és saját költségén, a levéltár hatályos reprográfiai díjszabásában meghatározott árakon másoltathatja az alábbi levéltári anyagokat:
a) időbeli korlátozás nélkül azt a levéltári anyagot, amelyet már nyilvánosságra hoztak, azaz bárki számára hozzáférhetővé tettek;
b) ugyancsak időbeli korlátozás nélkül a közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatokat;
c) legkorábban 2020. május 2-tól kezdődően az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc éven túli anyagot, kivéve a védelmi idő alatt álló személyes és minősített, valamint üzleti és banktitkot tartalmazó adatokra vonatkozó, és az átadó által jogszerűen tett kutatási korlátozási eseteket;
d) az 1990. május 2. előtt keletkezett iratokat, kivéve a védelmi idő alatt álló anyakönyvi, személyes és minősített, valamint üzleti és banktitkot tartalmazó adatokra vonatkozó, és az átadó által jogszerűen tett kutatási korlátozási eseteket.
III. KUTATÁSI KORLÁTOZÁS ALÁ ESŐ LEVÉLTÁRI ANYAG
7. A levéltári anyag kutatásának korlátozása, tilalma alapvetően háromféle indokból fordulhat elő. Indokolhatja
a) a levéltári iratanyag fizikai állapota – ilyenkor a levéltár, saját költségére, másolat készítésével teljesíti a kérelmet, ha a másolat készítése nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével, illetőleg nem jár a szokványos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel. Az utóbbi esetben azonban, ha a kérelmező a többletköltséget megfizeti, a levéltár köteles másolat készítésére;
b) a levéltári iratanyag tartalma – ilyenkor az irat minősített vagy jogszabályban meghatározott védelmi idő alatt álló adatot tartalmaz;
c) a levéltári iratanyag átadójának kifejezett kérése. Ilyenkor
– a nemzetközi kötelezettségvállalás körében keletkezett, illetőleg külföldi szerv vagy személy által átadott iratokban nem végezhető kutatás a nemzetközi szerződésben, illetőleg az átadó által meghatározott ideig;
– nem végezhető kutatás abban a köziratnak nem minősülő levéltári anyagban, amely az átadó szerv vagy természetes személy által meghatározott feltételek alapján még nem kutatható;
– levéltári letétbe helyezett maradandó értékű magániratok esetén a letéti szerződés tartalmazza a letétbe helyezőnek az anyag kutathatóságára vonatkozó esetleges tiltó kikötéseit.
8. Az egyes levéltári anyagok kutatási korlátozásának időtartama:
a) 1990. május 1-je után keletkezett iratoknál a keletkezés naptári évétől számított harminc év, vagyis ezek az iratok legkorábban 2020. május 2-ától kutathatók.
b) Ha törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születéstől számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év. A személyes adatok kezelésével kapcsolatos különös szabályokat a Szabályzat 2. függeléke tartalmazza.
c) Minősített adat minősítésének érvényességi ideje „Szigorúan titkos!” és „Titkos!” minősítési szintű adat esetén legfeljebb 30 év, „Bizalmas!” minősítési szintű adat esetén legfeljebb 20 év, „Korlátozott terjesztésű!” minősítési szintű adat esetén legfeljebb 10 év lehet. A Nógrád Megyei Levéltár a kezelésében lévő, minősített adatot tartalmazó iratokról nyilvántartást vezet, melynek tartalma nem nyilvános.
d) Állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint egyéb közfeladatot ellátó, működő szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított tíz évig nem nyilvános. (Jogszabály egyes adatok megismerhetőségének korlátozására ennél rövidebb időtartamot állapíthat meg.)
e) Hitelintézet jogutód nélküli megszűnése esetén a hitelintézet által kezelt üzleti, illetőleg banktitkot tartalmazó irat a keletkezésétől számított hatvan év múlva használható fel levéltári kutatások céljára.
f) A nemzetközi kötelezettségvállalás körében keletkezett, illetőleg külföldi szerv vagy személy által átadott iratokban nemzetközi szerződés vagy az átadó, köziratnak nem minősülő levéltári anyag tekintetében pedig az átadó szerv vagy természetes személy határozhat meg kutatási korlátozási időtartamot. Letétbe helyezett levéltári anyag esetén a letéti szerződésben kell feltüntetni az anyag kutathatóságára vonatkozó tiltó kikötéseket. Az ilyen módon kutatási korlátozás alá eső iratokat a levéltár a letéti naplóban tartja nyilván.
g) Az itt fel nem sorolt eseteken túl jogszabály korlátozhatja a levéltári iratanyag kutatását.
9. A levéltárban használatos Kutatási kérelemhez csatolt, jogszabályban meghatározott hozzájárulások, támogató állásfoglalások beszerzését követően a védelmi idő vagy minősítési érvényesség előtt is kutathatók az alábbi levéltári iratanyagok:
a) Az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt a belső használatra készült, valamint a döntéselőkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a levéltár engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a levéltár engedélyezi.
b) Állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint egyéb közfeladatot ellátó, működő szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított tíz évig nem nyilvános. (Jogszabály egyes adatok megismerhetőségének korlátozására ennél rövidebb időtartamot állapíthat meg.) Ezen adatok megismerését akkor is a szerv vezetője engedélyezheti, ha azok valamilyen oknál fogva már levéltári kezelésbe kerültek. A döntés megalapozását szolgáló adat megismerésére irányuló igény – az imént meghatározott tíz év időtartamon belül – a döntés meghozatalát követően akkor utasítható el, ha az adat megismerése a szerv törvényes működési rendjét vagy feladat- és hatáskörének illetéktelen külső befolyástól mentes ellátását, így különösen az adatot keletkeztető álláspontjának a döntések előkészítése során történő szabad kifejtését veszélyeztetné.
c) A személyes adatokra vonatkozó védelmi idő lejárta előtt is kutatható a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag, ha
– a kutatás – a kérelmező költségére – anonimizált másolattal is megvalósítható;
– a kutatáshoz az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója a kutató kérésére hozzájárult, és a hozzájárulás megadásakor írásban nyilatkozott a kutató által megismert személyes adat – kutatás célja szerinti – felhasználásának elfogadásáról, valamint a személyes adatot tartalmazó iratok másolhatóságáról;
– a kutatásra tudományos célból van szükség, feltéve, hogy a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek a kutató részletes kutatási terve alapján megadott támogató állásfoglalását, valamint hogy a kutató a levéltárban rendszeresített Kutatási kérelemben nyilatkozik arról, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat jogszerűen kezeli és használja fel, továbbá megjelöli az adatkezelés helyét (ilyenkor a kutató a tudományos célú kutatás során feltárt személyes adatot tartalmazó iratról a személyes adatok számára meghatározott védelmi idő lejárta előtt is készíttethet nem anonimizált másolatot), és hogy 1990. május 1-je után keletkezett irat esetében a 30 éves védelmi idő már eltelt.
d) A személyes adatok megfelelő szintű védelmét biztosító más ország kutatója számára tudományos célból, a védelmi idő lejárta előtt is engedélyezhető a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag kutatása, feltéve, hogy az 1990. május 1-je után keletkezett irat keletkezésétől számított 30 év már eltelt. A kutatás akkor engedélyezhető, ha a kutató bemutatja a Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes bizottságának vagy intézetének a kutató részletes kutatási terve alapján megadott támogató állásfoglalását, és írásos nyilatkozatban vállalja, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat országa adatvédelmi szabályai szerint kezeli és használja fel. A kutató az így feltárt iratokról a személyes adatok védelmi idejének lejárta előtt is készíttethet nem anonimizált másolatot.
e) A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig a minősített adatot vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minősítő hozzájárulásával folytatható kutatás.
IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
10. A Szabályzat a fenntartói jóváhagyást követő munkanapon lép hatályba.
Salgótarján, 2012. március 28.
Tyekvicska Árpád s. k.
a Nógrád Megyei Levéltár igazgatója
1. melléklet
A levéltári anyag használatával kapcsolatos főbb fogalmak jogszabályi meghatározása
1. Levéltári alapfogalmak:
a) levéltári anyag: a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet irattári anyagának, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat.
b) levéltári kutatás: a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében.
2. A levéltári anyagban előforduló, speciális kezelést követelő adatok fogalmi meghatározása:
a) személyes adat: bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) természetes személlyel (a továbbiakban: érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt – közvetlenül vagy közvetve – név, azonosító jel, illetőleg egy vagy több, fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet.
b) különleges adat:
– a faji eredetre, a nemzeti és etnikai kisebbséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre;
– az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, vonatkozó adat,
– valamint a bűnügyi személyes adat.
c) bűnügyi személyes adat: a büntetőeljárás során vagy azt megelőzően a bűncselekménnyel vagy a büntetőeljárással összefüggésben, a büntetőeljárás lefolytatására, illetőleg a bűncselekmények felderítésére jogosult szerveknél, továbbá a büntetés-végrehajtás szervezeténél keletkezett, az érintettel kapcsolatba hozható, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat. (Az állam bűnüldözési és bűnmegelőzési, valamint közigazgatási és igazságszolgáltatási feladatainak ellátása céljából kezelt bűnügyi személyes adatokat, illetve a szabálysértési, a polgári peres és nemperes ügyekre vonatkozó adatokat tartalmazó adatállományokat kizárólag állami vagy önkormányzati szerv kezelhet.)
d) védett személyes adat: minden olyan személyes adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát törvény közérdekből nem rendelte el, illetve amely nem közfeladatot ellátó személy közérdekű adata, és amelynek védelmi ideje (az érintett halálozását követő 30 év, ennek ismerete hiányában a születésétől számított 90 év, s ha egyik sem ismert, akkor az irat keletkezésétől számított 60 év) még nem járt le.
e) minősített adat:
– nemzeti minősített adat: a minősítéssel védhető közérdekek körébe tartozó, a minősítési jelölést meghatározott formai követelményeknek megfelelően tartalmazó olyan adat, amelyről – a megjelenési formájától függetlenül – a minősítő a minősítési eljárás során megállapította, hogy az érvényességi időn belüli nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése, módosítása vagy felhasználása, illetéktelen személy részére hozzáférhetővé, valamint az arra jogosult részére hozzáférhetetlenné tétele a minősítéssel védhető közérdekek közül bármelyiket közvetlenül sérti vagy veszélyezteti, és tartalmára tekintettel annak nyilvánosságát és megismerhetőségét a minősítés keretében korlátozza;
– külföldi minősített adat: az Európai Unió valamennyi intézménye és szerve, továbbá az Európai Unió képviseletében eljáró tagállam, a külföldi részes fél vagy nemzetközi szervezet által készített és törvényben kihirdetett nemzetközi szerződés vagy megállapodás alapján átadott olyan adat, amelyhez történő hozzáférést az Európai Unió intézményei és szervei, az Európai Unió képviseletében eljáró tagállam, más állam vagy külföldi részes fél, illetve nemzetközi szervezet minősítés keretében korlátozza.
f) közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat;
g) közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli.
3. Személyes adatok kezelésével kapcsolatos fogalmak:
a) adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja;
b) adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők rögzítése;
c) adattovábbítás: ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik;
d) nyilvánosságra hozatal: ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik;
e) adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adaton végzik;
f) adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelővel kötött szerződése alapján – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő szerződéskötést is – az adatok feldolgozását végzi;
g) anonimizálás: a személy és az adat közötti kapcsolat felismerését kizáró, a meg nem ismerhető adatot megismerhetetlenné tevő technikai eljárás.
1. Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény
2. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári törvény)
3. A hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló 1996. évi CXII. törvény
4. A minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény
5. A védett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag másolatának adatvédelmi szerződés alapján történő továbbítása elleni tiltakozási jog gyakorlásáról szóló 4/2002. (II. 15.) NKÖM rendelet
2. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári törvény)
3. A hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló 1996. évi CXII. törvény
4. A minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény
5. A védett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag másolatának adatvédelmi szerződés alapján történő továbbítása elleni tiltakozási jog gyakorlásáról szóló 4/2002. (II. 15.) NKÖM rendelet
A személyes adatok kezelésével kapcsolatos különös szabályok
1. Tudományos célú kutatások esetében:
a) Tudományos kutatás céljára felvett vagy tárolt személyes adat csak tudományos kutatás céljára használható fel.
b) A személyes adatot – mihelyt a kutatási cél megengedi – anonimizálni kell. Addig is külön kell tárolni azokat az adatokat, amelyek meghatározott vagy meghatározható természetes személy azonosítására alkalmasak. Ezek az adatok egyéb adatokkal csak akkor kapcsolhatók össze, ha az kutatás céljára szükséges.
c) A tudományos kutatást végző szerv vagy személy személyes adatot csak akkor hozhat nyilvánosságra, ha
– az érintett ahhoz hozzájárult, vagy
– az a történelmi eseményekről folytatott kutatások eredményeinek bemutatásához szükséges.
d) A statisztikai célra felvett, átvett vagy feldolgozott személyes adatok csak statisztikai célra használhatók fel. A külön törvény szerinti egyedi statisztikai adatok – beleértve a személyes adatokat is – a statisztikai céltól eltérő célra semmilyen módon vagy jogcímen nem adhatók és vehetők át, a levéltári kutatás kivételével nem dolgozhatók fel, továbbá nem hozhatók nyilvánosságra.
2. Személyes adatok kezelésére vonatkozó további szabályok:
a) Törvény vagy törvényi felhatalmazás alapján helyi önkormányzati rendelet köz- vagy biztonsági érdekből – az adatok körének kifejezett megjelölésével – elrendelheti a személyes adat nyilvánosságra hozatalát. Minden egyéb esetben a nyilvánosságra hozatalhoz az érintett hozzájárulása, különleges adat esetében írásbeli hozzájárulása szükséges. Kétség esetén azt kell vélelmezni, hogy az érintett a hozzájárulását nem adta meg. Az érintett hozzájárulását megadottnak kell tekinteni az érintett közszereplése során általa közölt vagy a nyilvánosságra hozatal céljából általa átadott adatok tekintetében.
b) Az érintettet – egyértelműen és részletesen – tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. A tájékoztatás – különösen statisztikai vagy tudományos (ideértve a történelmi kutatásokat is) célú adatkezelés esetén – megtörténhet az adatgyűjtés tényének, az érintettek körének, az adatgyűjtés céljának, az adatkezelés időtartamának és az adatok megismerhetőségének mindenki számára hozzáférhető módon történő nyilvánosságra hozatalával, ha az egyénre szóló tájékoztatás lehetetlen vagy aránytalan költséggel járna.
c) A személyes adatok védelméhez fűződő jogot és az érintett személyiségi jogait – ha törvény kivételt nem tesz – az adatkezeléshez fűződő más érdekek nem sérthetik.
d) Személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie e célnak. A személyes adatot – akár az érintett hozzájárulásával, akár jogszabály alapján – különösen akkor lehet kezelni, ha ez közérdekű feladat vagy az adatkezelő törvényi kötelezettségének teljesítéséhez, az adatkezelő vagy az adatátvevő harmadik személy hivatalos feladatának gyakorlásához, az érintett létfontosságú érdekeinek védelméhez, az érintett és az adatkezelő között létrejött szerződés teljesítéséhez, az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez, társadalmi szervezetek jogszerű működéséhez szükséges.
e) A kezelt személyes adatoknak meg kell felelniük az alábbi követelményeknek: felvételük és kezelésük tisztességes és törvényes; pontosak, teljesek és ha szükséges időszerűek; tárolásuk módja alkalmas arra, hogy az érintettet csak a tárolás céljához szükséges ideig lehessen azonosítani. Korlátozás nélkül használható, általános és egységes személyazonosító jel alkalmazása tilos. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, és csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig.
f) Az adatkezelő, illetőleg tevékenységi körében az adatfeldolgozó köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek e törvény, valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. Az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen.
g) A személyes adatok akkor továbbíthatók, valamint a különböző adatkezelések akkor kapcsolhatók össze, ha az érintett ahhoz hozzájárult, vagy törvény azt megengedi, és ha az adatkezelés feltételei minden egyes személyes adatra nézve teljesülnek. Személyes adat (beleértve a különleges adatot is) az országból – az adathordozótól vagy az adatátvitel módjától függetlenül – harmadik országban lévő adatkezelő vagy adatfeldolgozó részére akkor továbbítható, ha ahhoz az érintett kifejezetten hozzájárult, vagy azt törvény lehetővé teszi, és a harmadik országban az átadott adatok kezelése, illetőleg feldolgozása során biztosított a személyes adatok megfelelő szintű védelme.
h) Kizárólag számítástechnikai eszközzel végrehajtott automatizált adatfeldolgozással az érintett személyes jellemzőinek értékelésére csak akkor kerülhet sor, ha ahhoz kifejezetten hozzájárult, vagy azt törvény lehetővé teszi. Az érintettnek álláspontja kifejtésére lehetőséget kell biztosítani, és kérelmére tájékoztatni kell őt az alkalmazott matematikai módszerről és annak lényegéről.
3. Személyes adatainak kezelésével kapcsolatban az érintett (vagy örököse) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 21–23. §-ában, illetve a külföldi tudományos intézményhez történő adattovábbítás esetén a tiltakozási jog gyakorlásáról szóló 4/2002. (II. 15.) NKÖM rendeletben foglaltak szerint jogosult tiltakozni, érdekeit érvényesíttetni. Ezen rendelkezéseket a személyes adatok kezelője köteles megismerni.