Feliratkozás a hírlevélre

A tanácsokat felváltó helyi önkormányzatok életre hívása óta immár 20 év telt el, s a hivatalok irattárában őrzött dokumentumok egy része levéltáréretté vált. Levéltárunk 2011 folyamán szeretné átvenni Önöktől – egyelőre csak egyes nyugat-nógrádi településtől – az 1990-1995 között keletkezett maradandó értékű, nem selejtezhető iratanyagot. A hatályos jogszabályok értelmében az átadás előkészítéséhez szükséges személyi és anyagi feltételek megteremtéséről Önöknek kell gondoskodniuk, ezért kérjük, számoljanak ezzel éves költségvetésük és munkatervük összeállításakor!

Az alábbiakban az iratátadás menetéről szeretnénk Önöket tájékoztatni.

1. Egy Önökkel egyeztetett időpontban hivatalukat személyesen is felkeresi a Balassagyarmati Levéltár csoportvezetője, dr. Hausel Sándor, akivel az iratátadás előkészítésekor és lebonyolításakor folyamatosan tarthatják a kapcsolatot.
Kollégánk elérhetőségei:
Nógrád Megyei Levéltár Balassagyarmati Levéltára, 2660 Balassagyarmat, Hétvezér u. 26.
telefon: 35/300–745
email: levbgy@nogradarchiv.hu

2. Mivel a levéltárba csak a maradandó értékű, irattári tervükben nem selejtezhetőként szereplő iratokat kell beszállítaniuk, az iratátadást megelőzően, annak előkészítő szakaszaként iratselejtezést szükséges végezniük. A selejtezés alkalmával selejtezési jegyzőkönyvet és hozzá tételes iratjegyzéket kell készíteniük, amelyhez az itt letölthető minták közreadásával szeretnénk segítséget nyújtani. (selejtezési jegyzőkönyv minta, selejtezési iratjegyzék minta) Kérjük Önöket, hogy a jegyzőkönyv és a jegyzék két-két papíralapra nyomtatott példányát még az iratátadás lebonyolítása előtt szíveskedjenek megküldeni a Nógrád Megyei Levéltár Salgótarjáni Központjába, a 3100 Salgótarján, Bem út 18. postacímre. Kollégáink a selejtezés dokumentációját véleményezik, s ennek során vagy jóváhagyják, vagy utasítják Önöket az esetlegesen kiemelendő iratok megtartására, a levéltárba átadandó iratok közé való besorolásra.
A selejtezés közben felmerült problémákkal kapcsolatban Bódi Zsuzsanna kolléganőnk ad telefonon vagy e-mailben tájékoztatást (32/412-801, bodi.zsuzsa@nogradarchiv.hu).

Arra kérjük Önöket, hogy – a korábbi gyakorlatnak megfelelően – a selejtezés során piros ceruzával az iktatókönyvben szereplő minden egyes tételt lássák el az alábbi jelek valamelyikével:
L – levéltárba kerül
S – selejt
H – hiányzik
M – maradó (nem telt le őrzési ideje, de később selejtezendő)

A maradó (M) iratokról saját maguk részére jegyzéket kell készíteniük.
Abban az esetben, ha egy iktatókönyvet több évig használtak, és egy iktatókönyvben levéltárunkba kerülő és irattárukban maradó évek iratanyaga is szerepel, az iktatókönyv egészét át kell adniuk a levéltárnak úgy, hogy az átadásra nem került év(ek)-re vonatkozó részről Önöknél is maradjon egy (pl. fénymásolati) példány.
Amennyiben a levéltárköteles irataikhoz tartozó iktatókönyveket bármilyen okból nem tudják átadni, az átadandó irataikról az itt letölthető mintának megfelelő lajstromot kell készíteniük!

3. A levéltárérett iratokat savmentes levéltári dobozokban kell elhelyezniük, amelyeket a Balassagyarmati Levéltárban vehetnek át kollégánktól. A felhasznált dobozokról (500 Ft/db áron) számlát állítunk ki, amelyet megküldünk hivataluk címére. A savmentes levéltári dobozokra ceruzával feliratot kell készíteniük a doboz tartalmáról. Ennek pontos mikéntjét kollégánk mutatja be Önöknek, személyes látogatásakor.

4. Az iratanyag átadását a jogszabályokban foglaltaknak megfelelően dokumentálni szükséges. Ehhez készítettünk és az Önök rendelkezésére bocsátunk egy iratátadási jegyzőkönyv mintát, amelybe tulajdonképpen az átadásra kerülő iratanyag összesített jegyzékét kell belefoglalniuk. Emellett az átadás alkalmával tételszintű iratjegyzéket is kérni fogunk Önöktől, melynek összeállításához a linkre kattintva találhatnak segítséget, mintát.
Kérjük, hogy saját jegyzékük összeállításakor a mintajegyzékekben látott formátumot kövessék, attól a rovatok számában, megnevezésében, sorrendjében stb. ne térjenek el!

5. Az átadandó iratokat az alábbi sorrendben szíveskedjenek dobozokba helyezni:

Községeknek:
- 1-gyel kezdődő dobozsorszámmal, időrendben a képviselőtestületi jegyzőkönyveket,
- ugyancsak 1-gyel kezdődő dobozszámmal és időrendben az iktatott iratokat,
- szintén 1-gyel kezdődően és időrendben a nem iktatott iratokat,
- végül sorszámozva a segédkönyveket iktatókönyv, mutatókönyv sorrendben.
Felhívjuk figyelmüket arra, hogy ha egy község jogállása városra változik, akkor a község iratanyagát a várossá válás dátumával le kell zárni, és a várossá alakulás időpontjától kezdődően a város iratanyagát a városokra érvényes módon kell sorba rakni.

Körjegyzőségeknek:
- XY Körjegyzői Hivatal iratai (ezen belül az adott iratanyaghoz igazodva, a községeknél szereplő sorrendben)
- A község iratai (ezen belül a községeknél szereplő sorrendben)
- B község iratai (ezen belül községeknél szereplő sorrendben)
- C község iratai (ezen belül községeknél szereplő sorrendben)

Városoknak: (Csak a várossá válás dátumától kezdődően! Ld. a községeknél leírtakat is!)
- XY Város Önkormányzatának iratai
    - Képviselő-testületi jegyzőkönyvek (1-gyel kezdődő dobozsorszámmal, időrendben)
    - Közgyűlés bizottságainak iratai (bizottságonként 1-gyel kezdődő dobozsorszámmal, időrendben)
- Polgármesteri Hivatal iratai
    - Osztályok és/vagy Irodák iratai (osztályonként és/vagy irodánként 1-gyel kezdődő dobozsorszámmal, időrendben)
    - Az adott önkormányzat által valamilyen alapfeladat ellátására (vagyonkezelés, piacfelügyelet, ellátó szolgálat stb.) létrehozott önálló gazdasági társulások (kft., zrt,. kht.) iratanyaga (gazdasági társulásonként 1-gyel kezdődő dobozsorszámmal, a társulás szervezetének és működésének megfelelő bontásban, azon belül időrendben)
- Kisebbségi Önkormányzatok iratai

6. Tapasztalataink azt mutatják, hogy a számítástechnikai eszközök elterjedésének kezdeti éveiben használt tűsoros/mátrix nyomtatóval kinyomtatott dokumentumok mára elhalványodtak, és minőségük romlása sajnos megállíthatatlan. Ezért arra kérjük Önöket, hogy az ilyen nyomtatóval kinyomtatott maradandó értékű irataikat (pl. a közgyűlési jegyzőkönyveket) DVD-n, digitalizált változatban is adják át részünkre.

7. Kérjük, az iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet és az iratjegyzéket két példányban nyomtassák ki, és az Önök által és költségén Balassagyarmatra szállított iratokkal együtt adják át kollégánknak. A jegyzőkönyvet és a jegyzéket a papíralapra nyomtatott két példány mellett elektronikus formában is el kell juttatniuk a levéltárba, vagy CD-lemezre mentve, akár az iratátadással egy időben, vagy a fenti címre küldött e-mailben, csatolt fájlként megküldve.

Felmerülő problémáikkal kapcsolatban forduljanak kollégáinkhoz, illetve böngésszék haszonnal honlapunk további vonatkozó tartalmait is!